A hímzés elkészítéséhez a legfontosabb az, hogy legyen egy pontos, méretarányos kép, bármilyen grafika, amire becsült öltésszám alapján adhatok ajánlatot. Nem feltétlen szükség vektorábrára, akár egy .jpg is megteszi, a lényeg annyi, hogy a minta arányai pontosak legyenek.

Fontos még a hímzendő minta pontos mérete, hogy az elkészített hímzés mekkora legyen. Ha a minta tartalmaz bármilyen szöveget, feliratot, lényeges szempont, hogy az 5 mm-nél alacsonyabb betűk hímezve ritkán szépek, és legtöbbször nehezen olvashatóak.

Befolyásolhatja a hímzést a hímzendő anyag minősége is. Érdemes szem előtt tartani, hogy frottír, polár hímzés esetén gyakran vastagabb betűkre, sűrűbb hímzésre van szükség. Szinte minden típusú anyag hímezhető, az esetleges megkötésekről, korlátokról minden megrendelés esetén külön egyeztetem.
A minta elhelyezkedése hímzendő anyagon nagy mértékben függhet attól, hogy mire készül a hímzés. Póló, pulóver, szabvány esetén nincsenek akadályok, de ha például táskát, kabátot, hasonló készárut kell hímezni, lehetnek korlátai a hímzésnek, attól függően, hogy hogyan lehet befogni az árut a hímzőgép alá.

A hímzendő színek egyeztetésére legjobban személyesen van lehetőség.

A legyártott hímzőcérna színe nem mindig felel meg pontosan a különböző színskálák alapján meghatározott színeknek, a cérnák gyártási folyamatai miatt akár lényeges eltérések is lehetnek.

Személyesen, a cérnákat külön megnézegetve lehet a legjobban a minta színeihez leginkább passzoló cérna színeket kiválasztani.